PRIVACYVERKLARING Jeugd Trauma Herstel Limburg B.V. (JTHL BV)
Hoe gaat JTHL BV om met persoonsgegevens?
JTHL BV vindt het buitengewoon belangrijk dat iedereen die bij ons in behandeling komt, zich veilig voelt en verzekerd moet kunnen zijn van een zorgvuldige omgang met zijn of haar persoonsgegevens. In deze privacy statement leggen wij u graag uit hoe wij dat doen.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
JTHL BV verwerkt persoonsgegevens met als doel het uitvoeren van behandelovereenkomst en/of het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Zo hebben wij bijvoorbeeld persoonsgegevens nodig voor de aanmelding van uw kind bij uw gemeente. Wij hebben de wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens uit te wisselen met andere partijen, zoals de gemeente.
Om informatie uit te wisselen wordt altijd om toestemming gevraagd, u tekent hiervoor bij aanvang van de behandeling ook onze behandelovereenkomst. Desondanks zal toch bij elk uitwisselmoment toestemming gevraagd worden aan de betrokkenen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
JTHL BV vraagt en bewaart alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw gezin. U kunt hierbij denken aan contactgegevens, naam van de huisarts, naam van de school en een beschrijving van de problematiek in uw gezin. De meeste persoonsgegevens hebben wij rechtstreeks van u als ouders of van verwijzers gekregen. Bepaalde gegevens zijn voor ons minimaal nodig om de behandeling te kunnen starten en declareren, de eerste bladzijde van het gezinsplan is daarin het meest belangrijk.
Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens?
JTHL BV heeft technische maatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen en in protocollen beschreven hoe medewerkers moeten handelen. Onze medewerkers weten hoe zij persoonsgegevens moeten beschermen en dit is zichtbaar in hun handelen.
Bij het vragen en bewaren van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Er worden niet meer gegevens verwerkt, dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als jeugdhulp-aanbieder na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij ons elektronisch patiëntendossier en ZILLIZ-administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Met deze commerciële derde partijen sluiten wij overeenkomsten af. Daarin is o.a. vastgelegd welke persoonsgegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Onze digitale systemen en inrichting van ICT voldoen aan de laatste standaard betreffende digitale veiligheid, we werken enkel samen met bedrijven die hiervoor gelicenseerd zijn.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden dan eerder genoemd. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers die dat voor de uitvoering van hun werk nodig hebben kunnen bij de persoonsgegevens.
Daarnaast bewaren wij de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor de bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn.
Mailverkeer gebeurt, in het geval van privacygevoelige en/of naar de personen traceerbare, informatie altijd gedaan met beveiligd mailen via Zivver.
Wij maken gebruik van Whatsapp als communicatiemiddel, mits ouders en jeugdige daarvoor toestemming geven in de behandelovereenkomst. Onze medewerkers kennen de richtlijnen voor het gebruik hiervan.
Welke rechten hebben een jeugdigen en ouders?
Ouders en jeugdigen hebben een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens.
Zorg:
- Bij een jeugdige jonger dan 12 jaar, worden de rechten uitgeoefend door de ouders met gezag of zijn/haar voogd.
- Bij een jeugdige ouder dan 12, maar nog geen 16 jaar, is tevens toestemming van de ouder met gezag of de voogd van de jeugdige vereist.
- Een jeugdige mag vanaf 16 jaar zelf toestemming geven. Tenzij de jeugdige niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake[1].
U kunt bij de hoofdbehandelaar een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van uw kind/gezin verwerken in te zien. Ook kunt u een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van JTHL BV. Een verschil van inzicht kan bestaan, dan zullen wij ervoor kiezen uw en onze visie naast elkaar te laten bestaan. U heeft altijd het recht om feitelijke onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zorgen er vervolgens voor dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie. JTHL BV zal geen besluiten nemen over uw kind of uw gezin zonder dat dit met betrokkenen besproken is.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij uw behandelaar of indien nodig onze hoofdbehandelaar (info@jeugdtraumaherstelbv.nl).
Wordt uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
[1] Dit is ter beoordeling van de hoofdbehandelaar in samenspraak met de betrokken therapeut. De wils(on)bekwaamheid van een jeugdige kan worden vastgesteld door “waarneming van de totale geestelijke toestand” van de jeugdige. Of een jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is afhankelijk van zijn cognitieve ontwikkelingsniveau, zijn persoonlijkheidsontwikkeling en zijn psychische functioneren. Daarbij moet in het oog worden gehouden dat het niet gaat om een algehele wils(on)bekwaamheid, maar dat er een duidelijke relatie met het specifieke onderwerp moet zijn: kan deze jeugdige de gevolgen van het verkrijgen van deze informatie hanteren?
Beeld- en geluidsopnamen maken
Voor opleidingsdoeleinden en het verbeteren van onze vaardigheden als systeemtherapeuten maken wij geregeld gebruik van beeld- en geluidsmateriaal. Hiervoor zal ten allen tijde uw toestemming gevraagd worden.